Erfassung 3G-Status im HCM-System
Die AOK Systems hat im Handumdrehen einen Infotyp im „Human Capital Management System“ realisiert. Damit kann der Arbeitgeber die Einhaltung der 3G-Regel am Arbeitsplatz mühelos erfassen.
Um das Ansteckungsrisiko am Arbeitsplatz zu verringern, gilt seit dem 24. November die 3G-Regel: Alle Beschäftigten vor Ort müssen geimpft, genesen oder getestet sein. Die Arbeitgeber müssen überprüfen, ob die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Verpflichtung nachkommen und diese Kontrollen dokumentieren. Auch die Kunden der AOK Systems stehen vor dieser Herausforderung und haben um eine schnelle Softwarelösung gebeten, mit der dies einfach, sicher und unbürokratisch gelingen kann. Quasi über Nacht ist es der Abteilung Querschnitt gelungen, einen Prototyp für eine neue Webanwendung mit hohem Kundennutzen bereitzustellen, der als Diskussionsgrundlage mit den AOKs für eine Lösung zur Erfassung der 3G-Regel am Arbeitsplatz genutzt werden konnte. Entwickelt wurde die Idee auf Basis der Vorgaben des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Statt umständliche Excellisten zu führen, soll die 3G-Regel am Arbeitsplatz im „Human Capital Management System“ (HCM-System) erfasst werden. Über diese von der AOK Systems entwickelte Software laufen bei den AOKs alle Personaldaten zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammen. Die jeweiligen Angaben, von den Personalstammdaten, über die Zeitfassung bis zur Gehaltsabrechnung und dem Dienstreisemanagement, werden im HCM-System in sogenannten Infotypen abgebildet.
Neuer Infotyps übers Wochenende
Die Idee, im HCM-System einen neuen Infotyp zu entwickeln, der den aktuellen Coronastatus jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters dokumentiert, stieß bei den AOKs auf breite Zustimmung. Somit konnte umgehend mit der Entwicklung dieser Lösung zur Abbildung der 3G-Regel am Arbeitsplatz gestartet werden. Diese speichert neben dem Coronastatus auch den Zeitstempel und den Namen der Erfasserin oder des Erfassers ab. Zur Erfassung berechtigt sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus vier Personengruppen, von der Führungskraft bis zum Sachbearbeiter. Die Webanwendung bietet zudem eine Einsicht in den aktuellen Status der erfassten Mitarbeiterin und Mitarbeiters sowie die Auskunft, wann der letzte Coronatest erfolgt ist und weitere Details. Innerhalb von zwei Tagen hat die AOK Systems den Infotyp konzipiert, entwickelt und getestet. Die fertige Webanwendung konnte so bereits am Freitag, 26. November, den AOKs zur Verfügung gestellt werden. Die ersten AOKs gingen direkt nach dem Wochenende mit dieser praktikablen Lösung produktiv.
