In fünf Jahren Millionen DMP-Fälle migriert

Seit 2003 war die DMP-Software Ariadne DiMaS bei den Krankenkassen im Einsatz. Nach fast 20 Jahren wurde sie jetzt endgültig überall durch die neue Fachanwendung oscare^® MC 3.1 DMP Plus abgelöst. Wladimir Tichonow hat die Einführung vom ersten Ramp-up bis zum Abschluss des letzten Roll-outs im Dezember 2022 als Projektleiter verantwortlich betreut.

Die Disease-Management-Programme (DMP) sollen chronisch Erkrankten dabei helfen, ihre Erkrankung in den Griff zu bekommen und die Lebensqualität zu verbessern und zu erhalten. Nicht zuletzt soll das koordinierte Vorgehen bei den aktuell sechs DMP-Programmen dazu beitragen, unnötigen Komplikationen, Krankenhausaufenthalten und Folgeschäden vorzubeugen. Zur Unterstützung von Prozessen und Datenflüssen im DMP war die Software Ariadne DiMaS seit 2003 bei den Krankenkassen im Einsatz. Endgültig abgelöst wurde sie am 18. Dezember 2022 durch die AOK NordWest. Die Produktivsetzung von oscare^® MC 3.1 DMP Plus ab dem ersten Ramp-up bei der damaligen BKK Mobil Oil im November 2017 bis zum Abschluss des letzten Roll-outs bei der AOK NordWest im Dezember 2022 dauerte fünfeinhalb Jahre. Die durchschnittliche Projektdauer bei den zehn AOKs betrug rund neun Monate. Je Projekt waren vier umfangreiche Migrationen erforderlich, bei denen unterschiedlich große Datenmengen aus den MC 3.1 Projekten verschoben wurden. Die Zahl der DMP-Fälle bewegte sich dabei von 63.995 bis 1.402.568, was einer Anzahl von bis zu 1,5 Millionen Fälle und an die 24 Millionen DMP-Dokumentationen entspricht.

Eine moderne Benutzerführung

Gegenüber der Altanwendung Ariadne DiMaS zeichnet sich die neue Software oscare^® MC 3.1 DMP Plus insbesondere durch eine moderne und ergonomische Benutzerführung in einem Java-Umfeld über den Internet Explorer aus. Durch die grafische Anzeige ist so zum Beispiel der erweiterte DMP-Fallstatus auf einen Blick zu erkennen. Die neue DMP-Anwendung beinhaltet ein erweitertes Aufgabenkonzept zur gezielten Klärfallsteuerung durch Gruppierung von Prüfungen zu Sachverhalten und integrierte Massenprozesse zur Information der Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Projektleiter Wladimir Tichonow: „Weitere Vorteile sind eine verzögerte Auslösung von Klärfällen zum Beispiel bei Arbeitgeberwechsel sowie die Unterstützung von oscare^® AMBAV – für „Ambulante ärztliche und zahnärztliche Versorgung“ – zur Abrechnungsprüfung. Leistungserbringer können über sieben verschiedene Korrespondenzmöglichkeiten angesprochen werden, für die Versichertenkommunikation sind es über 24 Variationen.“

Pilot vom Piloten

Bis das Programm lauffähig war und im Februar 2018 erstmals produktiv gehen konnte, waren noch viele Tests vorgesehen. Entwickelt wurde die neue Fachanwendung oscare^® MC 3.1 DMP Plus von 2015 bis 2019. Die Besonderheit, so Tichonow: „Es war ein Pilot vom Piloten, da zwei Themen parallel pilotiert wurden.“ Zum einen gab es die Fachanwendung mit den Grundfunktionen des MC 3.1 für alle GKV-Kassen, ergänzend dazu wurde gleichzeitig an der Verbesserung der länderübergreifenden Betreuung, dem LÜB-Verfahren, für das AOK-System gearbeitet.

Völlig neue Denkanstöße

Der Pilot bei der AOK Rheinland-Pfalz/Saarland war keine leichte Aufgabe und die Zusammenarbeit brachte für den Projektleiter der AOK Systems eine gründlich neue Erfahrung. Danach folgte ein großes Projekt mit der AOK Hessen, bei der erstmals parallel das Tool MCrm, eine zusätzliche Fachanwendung zur DMP-Potenzial-Akquise schreiben und weiteren Korrespondenzmöglichkeiten für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer innerhalb der DMP-Programme, ausgerollt wurde.

Migration aus der Produktion heraus

„Die größte Herausforderung in den fünfeinhalb Jahren war Mitte 2020 die Produktivsetzung der AOK Bayern“, erläutert Projektleiter Tichonow. „Es galt, eine riesige Datenmenge an einem Wochenende vom alten in das neue System hinüberzuschaufeln.“ Dem Projektteam kam die Idee, parallel zum laufenden Tagesgeschäft die Migration auf dem produktiven System unter der Woche zu starten. „Trotz ursprünglich vieler Bedenken hat alles perfekt funktioniert“, freut sich Tichonow. „So konnte dieses Verfahren auch bei den nachfolgenden AOK-Projekten mit Erfolg umgesetzt werden.“

Eine beispielhafte Zusammenarbeit

Allein bei der AOK Bayern wurde von der neuen Anwendung die Betreuung und Fallführung für weit über 500.000 in DMP aktiv eingeschriebene Versicherten übernommen. „Über hundert Kolleginnen und Kollegen der AOK Bayern profitieren von deren Funktionalitäten“, schreibt Andreas Utz, Projektleiter der AOK Bayern, der begeistert davon war, dass erstmalig vom Ablaufplan der Produktivsetzung abgewichen und ein noch nie zuvor geprobter Ablauf zusammengestellt und gemeistert wurde. Auch Matthias Gronewold, Fachverantwortlicher für DMP bei der AOK Niedersachsen, berichtete, dass es für alle Beteiligten eine riesige Herausforderung war, eine komplette Produktivsetzung remote durchzuführen. Doch alle Sorgen seien umsonst gewesen: „Aufgrund einer sehr guten Abstimmung und einer hohen Verlässlichkeit konnten alle beteiligten Projektteams mit einer beispielhaften Zusammenarbeit eine vorbildliche Migration feiern.“