Weniger Prüfungsaufwand durch Digitalisierung
Die Finanzsoftware GKV-FI hat zum insgesamt neunten Mal in Folge und im dritten Jahr hintereinander ohne Mängel das begehrte Prüfsiegel erhalten. Markus Müller von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft dhpg erläutert im Gespräch, wie sich durch den digitalen Prüfungsansatz der Aufwand für die Re-Zertifizierung weiter reduzieren wird.
Seit wann prüfen Sie die Finanzsoftware für die AOK Systems?
Ich führe den Prüfungsprozess für GKV-FI schon von Anfang an, also seit neun Jahren, durch.
Wie bewerten Sie die alljährliche Vorarbeit der AOK Systems?
Übermäßig gut. Es ist wirklich schwer, ein vergleichbar gut vorbereitetes Unternehmen zu finden. Wir sind längst ein eingespieltes Team, bei dem der eine genau weiß, was der andere benötigt, damit die Arbeit Hand in Hand gehen kann.
Wie genau sind Sie bei der Prüfung vorgegangen?
Es gibt einen festgelegten Prüfungsstandard, an dem wir uns genau orientieren. Darin ist die gesamte Vorgehensweise detailliert beschrieben. Alle Kriterien müssen erfüllt sein, damit eine Zertifizierung erteilt werden kann. Zunächst führen wir die Auftragsannahme und Prüfungsplanung durch, beurteilen das Softwareentwicklungsverfahren und prüfen die Angemessenheit der Programmfunktionen und deren Funktionsfähigkeit. Abschließend wird der Prüfungsbericht erstellt und die Softwarebescheinigung ausgeliefert.
Worauf legen Sie Ihr größtes Hauptaugenmerk?
Bei der Zertifizierung müssen wir uns den gesamten Softwareentwicklungsprozess anschauen, bei der Re-Zertifizierung lediglich die Änderungen im System und am Softwareentwicklungsprozess. Dafür sind die gesamten CR-Unterlagen mit den Testnachweisen und Abnahmen sehr wichtig. Ich habe mir genau angeschaut, welche Änderungen es gab und ob sie in das Gesamtsystem hineinpassen und welche Auswirkungen diese auf andere Programmteile hat. Das heißt, wenn an einer Schraube gedreht wurde, müssen natürlich alle anderen auch noch funktionierten. Ein Beispiel dafür ist der CR für einen workflowgesteuerten elektronischen Rechnungseingang. Das Verfahren wurde auf einen digitalen elektronischen Weg umgestellt. Nutzt ein Kunde diesen nicht, muss der herkömmliche Weg zur Verarbeitung einer Rechnung immer noch funktionieren.
Welche besonderen Herausforderungen waren zu bewältigen?
Eine große Herausforderung war bereits im vergangenen Jahr die gleichzeitige Umstellung auf S/4HANA und die Umstrukturierung der internen Unternehmensprozesse auf digitale Kommunikationskanäle. Dabei galt es herauszufinden, ob unser über die vergangenen Jahre aufgebauter Prüfungsansatz noch funktioniert oder ob wir ganz anders ansetzen und die Dokumente ändern müssen. Inzwischen sind die Prozesse jedoch angepasst und gut eingeübt. Sie mussten in diesem Jahr lediglich noch etwas feingeschliffen werden.
Wie lange dauert der Prüfungsprozess?
Wir starten immer im Januar und benötigen rund 15 Prüfungstage. Allerdings erstreckt sich der Prüfungszeitraum meistens bis in den Mai, da wir stets lange auf die neuen gesetzlichen Vorgaben aus Berlin warten müssen, die erst sehr spät bekannt gegeben werden. Die AOK Systems setzt diese dann umgehend in CRs um und testet sie, bevor sie uns zur Prüfung vorgelegt werden können.
Wie wird sich der Prüfungsprozess weiter verändern?
Da wir inzwischen alles online durchführen, konnten wir die Digitalisierung weiter vorantreiben. Das heißt, wir haben jetzt einen modernen und einfachen digitalen Prüfungsansatz, mit dem wir den Prozess effektiv abarbeiten können. Die AOK Systems stellt uns die Unterlagen, die wir benötigen, digital zur Verfügung und hat dadurch ebenfalls weniger Aufwand. Gleichzeitig können wir auf alle Systeme, die wir benötigen, zugreifen. Erstmals wurden auch die Berichte elektronisch unterschrieben und digital ausgeliefert. Im kommenden Jahr soll die Automatisierung weiter optimiert und der Bericht und das Zertifikat auf einem Portal zum sicheren Download bereitgestellt werden.
Sehen Sie noch weitere Optimierungsmöglichkeiten?
Der Prozess ist zwar schon sehr schlank geworden, trotzdem sehen wir noch weitere Chancen zur Automatisierung. Künftig wird es möglich sein, eine KI über die Unterlagen laufen zu lassen, die alles selbstständig digital überprüft. Da wollen wir hinkommen. Die ersten Versuche dazu laufen bereits bei uns.
