Passgenau. Trainingssystem 2.0

Ganz gleich, ob große Klassen mit vielen Usern und längeren Mietzeiträumen oder kleinere Einheiten mit Nutzung auf Tagesbasis: Das Trainingssystem 2.0 der AOK Systems unterstützt alle Anforderungen an ein modernes Schulungssystem für Trainingsverantwortliche in Krankenkassen. Eine neue Architektur vereinfacht auch den Support.

Nach den drei Einstufen-Einführungen bei der BKK Mobil Oil, HEK und Viactiv in 2013 und dem im letzten Jahr erfolgreich abgeschlossenen oscare^®-Rollout in der AOK-Gemeinschaft wurde das Trainingsuserkonzept jetzt noch kundenindividueller ausgebaut. „Neue Produkte unterschiedlichen Funktionsumfangs und auch verschiedenartig große Kundenbedarfe an Usern im Trainingssystem erfordern im Zeitalter der verstärkten Produktdigitalisierung auch ein ,Mehr‘ an Flexibilität“, erläutert Monika Grabowski, Trainerin der AOK Systems.

Seit 2002 betreut die Abteilung Training das hausinterne Trainingssystem und die kundenindividuellen Ableger mit Trainingsdaten und -fällen, die die jeweils im Einsatz befindliche vorhandene Systemlandschaft widerspiegeln. Seit 2013 wurde sukzessiv an einem neuen Userkonzept und der Erweiterung von Kapazitäten gearbeitet.

Über 500 User mit zehn Mandanten

Bislang wurde jeweils ein Mandant (überwiegend CRM/Core) mit 51 Usern ausgestattet. Um Inhalte unterschiedlicher Softwarebausteine zu vermitteln, ließ sich der Mandant auf drei Ranges – „Klassenräume“ – aufteilen. Auf jeweils 15 Trainingsuser entfielen zwei Trainer. So konnten seitens der AOK Systems für Krankenkassen mit einer hohen Mitarbeiteranzahl bis zu zehn Mandanten in einer Trainingslandschaft angelegt werden. So sind Schulungen bis 510 User möglich. Die zusätzlichen Mandanten wurden dabei mit Kopien des ersten Mandanten erzeugt. Neue oder überarbeitete Trainingsfälle mussten dann in alle Kopien eingespielt werden. Diese Durchführungsart bleibt Kunden weiterhin erhalten.

Neuere einzuführende Systeme, wie beispielsweise die Akte, sind in der bisherigen Systemart nicht mehr mandantenfähig und begrenzt auf max. 51 User. Die neue, zusätzliche Option für den Aufbau eines kundenindividuellen Trainingssystems berücksichtigt dies entsprechend der SAP-Systemarchitektur. Die Userkapazität im 1-Mandanten-System ist auf bis zu 561 Trainingsuser erweiterbar (51 klassisch, 510 neue User in 30 Ranges).

„Durch die neue Architektur ist auch nur ein einmaliges Einspielen von Trainingsfällen oder Änderungen notwendig. Das Kopieren für die Mandanten entfällt. Damit ist eine schnellere und effizientere Bearbeitung möglich. Im Fehlerfall kann sich der Support auf die Ranges in einem Mandanten konzentrieren“, so Monika Grabowski.

Die bisherige Konzeption bleibt bei drei Ranges, das Trainingssystem 2.0 kann den Bedarf mit bis zu 33 Ranges bedienen. Die Umsetzung, insbesondere der digitalen Prozesse, wurde beispielsweise bei einem kundeninternen Projekt der Pilotkasse AOK Baden-Württemberg erfolgreich umgesetzt.

Bedarfsgerecht konnten hierbei 14 Bezirksdirektionen mit passgenau 14 Ranges und 17 Usern zur Verfügung gestellt werden. In der Praxis zeigten sich die damit verbundenen Vorteile der selbstständigen Organisation und Trainingsadministration: Die schnellere zeitliche Bearbeitung, geringere Abwicklungsbürokratie sowie das „Mehr“ an Selbstständigkeit bei den Bezirksdirektionen machten sich deutlich bemerkbar.

Flexible Mietzeiträume
Auch die Mietoptionen hat die AOK Systems angepasst. Waren es vormals 51 User, die auf einen Basismandanten entfielen, wurde bei geringfügig höherem Bedarf ein weiterer kompletter Zusatzmandant notwendig. Die Vielzahl der kleineren Kundenprojekte, die nach dem Gesamtrollout oscare^® vermehrt anstehen, ermöglicht eine kundenindividuell flexiblere Erweiterung bzw. Abstufung in der Nutzung der Trainingsuser für die Projektmannschaft. Statt der bisherigen 51 User können nun 17 User über lediglich eine Range gemietet werden. Auch das bisherige tageweise Hinzumieten eines Mandanten wurde optimiert: Die Ranges à z. B. 17 Anwender können nun über die Anmietung von weiteren Klassenräumen bedarfsgerecht erfolgen.