Aus der Krise gelernt

Rund ein halbes Jahr später wagen wir den Rückblick auf die vielen Produkte, die während Corona entwickelt und ausgeliefert werden konnten. Durch die Corona-Pandemie erfolgten viele Gesetzesänderungen, die besonders nachhaltige Veränderungen mit sich brachten, insbesondere für alle Beteiligten im Gesundheitswesen. Für die AOK Systems als Dienstleister und Lösungsanbieter im GKV-Umfeld bedeutete dies, oscare^® an die umfangreichen Änderungen, die durch Gesetzespakete geschnürt wurden, schnellstmöglich anzupassen.

 

Erst den Anfang bildeten z. B. die Änderungen bei den Ausstellungen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (per Telefon), Einschränkungen bei der Krankenhausregelversorgung bis hin zu Änderungen der Regelungen zur Kurzarbeit und Einschränkungen der MDK-Untersuchungen im Pflegebereich.

 

Es folgten weitere umfassende Gesetzesänderungen im Gesundheitswesen, die ebenfalls Auswirkungen auf die Krankenkassen hatten und somit auch Anpassungen in oscare^® beinhalten mussten. Noch Ende März (21.03.2020) wurde der erste Referentenentwurf des „Gesetzes zum Ausgleich Covid-19-bedingter finanzieller Belastungen der Krankenhäuser und weiterer Gesundheitseinrichtungen“ – besser bekannt als „Covid-19-Krankenhausentlastungsgesetz“ – veröffentlicht. Bereits am 27.03.2020 trat es in Kraft. Die ersten Softwareanpassungen konnte die AOK Systems bereits wenige Tage später zur Verfügung stellen. Dank der engen Zusammenarbeit mit den Krankenkassen sowie deren Rückmeldungen über die gemeinsamen Fachteams wie auch durch eigenständige Programmierungen von Change Requests (CRs) der AOK Systems war diese schnelle Umsetzung unter dem Präfix „Covid-19“ möglich. Über die größtenteils automatisierten Testverfahren in der AOK Systems konnten die Krankenkassen von Experten unterstützt werden.

 

Grundsätzlich bestand die Befürchtung bei einer Remote-Einführung, dass einige bislang undenkbare Szenarien eintreten können, denn ein solches Vorgehen stellte für alle Beteiligten ein völlig neues und ungewöhnliches Terrain dar. Im Nachhinein betrachtet erwiesen sich diese Bedenken aber als grundlos.

 

So konnte erstmals ohne die übliche und direkte Beratungsunterstützung vor Ort die Ablösung einer Ariadne-Anwendung „remote“ erfolgen.

 

Somit war nach der erfolgreichen Produktivnahme im März von AMBAV bei der AOK Plus – als vierte Gesundheitskasse nach AOK Baden-Württemberg, AOK Hessen und AOK Niedersachsen – bereits im April die AOK Rheinland/Hamburg am Start, die mit der ersten Remote-Produktivsetzung von oscare^® MC 3.1 folgte. Die Vorteile von oscare^® MC 3.1. sind bei – in rd. 400.000 Disease-Management-Programmen eingeschriebenen Patienten – die moderne Arbeitsweise, Aufgaben, die sich in Inboxen befinden, der Wegfall von aufwendigen Serienbriefdruckverfahren, Online-Zurücksendung von Fehlermeldungen und die Verknüpfung zur eAkte. Insgesamt 18 Personen umfasste hierzu das Beraterteam der AOK Systems.

 

Ende Mai fanden, nach der Produktivsetzung des Piloten AOK Hessen, weitere Release-Umstellungen statt. Kunden der AOK Systems wie ARGE AOK Rechenzentrum – AOK Sachsen-Anhalt, AOK Bremen/Bremerhaven und AOK Niedersachsen, gkv informatik – AOK Nordost und AOK NORDWEST, ITSCare – AOK Baden-Württemberg und AOK Rheinland-Pfalz/Saarland, Mobil ISC – BKK Mobil Oil und VIACTIV folgten, womit bei dem Großteil der AOK Systems Kunden das Release 5.03 produktiv war. Auch die Barmer, AOK Rheinland/Hamburg und die Hanseatische Krankenkasse folgten.

 

Am 03.06.2020 folgte die AOK Bayern mit der Produktivsetzung von oscare^® Prozesstracking, mit der ca. 8.050 Mitarbeiter/-innen auf einzelne Prozesstracking-Anwendungen Zugriff haben.

 

Ende Juni konnte die AOK Systems die neue APP „CR 360°“ für einen besseren, transparenten und kassenindividuellen Überblick zum aktuellen Status von CRs ihren Kunden im Kundenportal zur Verfügung stellen. Um die Fülle an Informationen zu jedem CR zu behalten (> 200 CRs pro Release!), wurden hier die wesentlichen Informationen je CR zusammengefasst, die zeitnah und aktuell abgerufen werden können.

 

Anfang Juli wurde das Projekt oscare^®-Einführung bei der KBS nach zwei Jahren erfolgreich abgeschlossen. Auch hier wurden die Nachbetreuungsarbeiten der letzten Monate remote durchgeführt. oscare^® löste damit das alte Kernsystem KKVS vollständig ab und wurde von rund 4.600 geschulten KBS-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern genutzt, um 1,7 Millionen Versicherte zu betreuen. Auch die zeitgleichen Vorhaben der KBS wie das Re-Organisationsprojekt und die Neugestaltung des Markenauftritts wurden hierbei innerhalb oscare^® in ihren Abbildungen berücksichtigt.

 

Im gleichen Monat konnte auch die AOK Nordost mit der AOK Bonus-App an den Start gehen, die zuvor noch um Features im Fitnessbereich angereichert wurde. Hierdurch wurde die bisherige FitMIT-App der AOK Nordost abgelöst. Mit dem neuen QR-Code-Scanner können nun auch die Fitnesseinheiten im Studio direkt im Bonusprogramm registriert werden.
Bundesweit waren Mitte des Jahres bereits 200.000 Versicherte mit der App unterwegs, täglich kommen weitere Installationen hinzu. Insgesamt sollen schrittweise 28.000 Versicherte aus der bisher eingesetzten FitMit-App in die neue Bonus-App übernommen werden.

 

Weiter ging es mit großen Schritten: Die nächste komplett remote durchgeführte Produktivsetzung erfolgte Anfang August mit oscare^® MC 3.1 DMP Plus bei dem größten AOK-Kunden im niedersächsischen Gesundheitswesen mit rund 2,85 Millionen Versicherten: der AOK Niedersachsen. Was uns besonders freute: Auch hier wurde die „virtuelle“ Einführung von allen Beteiligten, mit der regelmäßigen Begleitung und Abstimmung per Webkonferenz als äußerst reibungslos und positiv bewertet. Über 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können seitdem die neue Fallführungssoftware mit einer ergonomischen Benutzerführung, einem hohen Automatisierungsgrad und einfacher Prozessabbildung für die DMP-Einschreibe- und Teilnahmeprozesse für die Betreuung von rd. 380.000 DMP-Fällen nutzen.

 

Den bisherigen Abschluss der Einführung von oscare^® E-Mail-Management (ERMS) bildet mit erfolgreicher Produktivnahme die AOK NORDWEST. Mitte August dieses Jahres konnte die bisherige Anwendung Outlook für die externe Kommunikation abgelöst und ein weiterer wichtiger Baustein für die Digitalisierungsstrategie umgesetzt werden. Ca. 6.700 Mitarbeiter/-innen bearbeiteten schon in den ersten zwei Wochen ca. 640 E-Mails pro Tag.

 

Der Vorteil von oscare^® ERMS ist das maschinelle Routen von eingehenden E-Mails, d. h., innerhalb von Sekunden wird anhand von Schlagworten im Text das Kundenanliegen kategorisiert und die E-Mail passend verteilt. Auch aus dem CRM heraus können Anfragen von Versicherten mit Textbausteinen beantwortet werden, passende Textelemente für die E-Mail vorgeschlagen und direkt die gewünschte Briefanrede und Signatur maschinell erstellt werden.

 

Laut Dirk Winkelkötter, Projektleiter der AOK NORDWEST, „kann mit der Einführung von ERMS die Kundenzufriedenheit gesteigert werden, da die Prozessabläufe schneller und transparenter geworden sind. Die gute Zusammenarbeit mit der AOK Systems und der gkv informatik führte dazu, dass wir das oscare^® E-Mail-Management (ERMS) ,geräuschlos‘ einführen konnten.“

 

Zum Schluss noch eine beeindruckende Zahl: Seit Pandemie-Beginn wurden fast 50 „Covid-19-CRs“ zur Auslieferung gebracht.

 

Alles in allem haben auch wir viel aus der aktuellen Krise gelernt. Auch – oder gerade weil – es so manches Mal die ein oder andere Hürde, die sich als Herausforderung entpuppte, zu meistern galt. Aber trotz Distanz und der Nichtpräsenz vor Ort sind wir gefühlt mit unseren Kunden noch enger an der Sache zusammengewachsen. Wir schauen somit auf die noch verbleibenden Monate dieses Jahres und sind für die kalte Jahreszeit mit weiteren Entwicklungen gut aufgestellt und gewappnet. Denn Corona wird uns alle noch einige Zeit in Atem halten.