Attribute statt Ordner

Die eAkte – das oscare^®-Dokumentenarchiv – gewinnt immer mehr an Bedeutung. Nicht zuletzt dadurch, dass Gesetzliche Krankenversicherungen zunehmend sämtliche Posteingänge bereits bei der Anlieferung digitalisieren, scannen und dadurch gewöhnlich keine Papiere mehr durch die Kasse schleusen. Im Zuge der Digitalisierung kommen zudem auch viele neue Anforderungen hinzu, z. B. hinsichtlich der Dokumentenverfügbarkeit.

Wünschenswert ist in diesen Zeiten nicht mehr, einen elektronischen Ordner zu haben, in dem man die Dokumente zusammensuchen muss. Sondern die benötigten und vorhandenen Dokumente sollen automatisch bei der jeweiligen Prozessbearbeitung verfügbar sein und angezeigt werden. Um das zu ermöglichen, wird eine globale Struktur benötigt.

Zu dem stark anwachsenden Dokumentenvolumen kommen weitere neue Dokumenttypen hinzu. Erstrebenswert sind unter anderem z. B. Chatprotokolle innerhalb der Akte, ggf. Sprach- oder Videoaufzeichnungen bei einem Callcenter und im Falle einer Fremdsprache evtl. auch die Anzeige der direkt erfolgten automatischen Übersetzung. Die gegenwärtig vorhandene eAkte-Konzeption ist diesen Anforderungen perspektivisch jedoch nicht mehr gewachsen. In dem Projekt „Document Services eAkte 4.0“ soll nun eine komplette Neukonzeption entwickelt werden, einschließlich dem entsprechendem Migrationsverfahren für die aktuell vorhandenen Dokumente der eAkte.

Die Zukunftstauglichkeit aktueller eAkte-Konzepte 
Die Einführung der eAkte bei der Kasse bedingt vorher bereits ein relativ langes Projekt, indem die Struktur eines Ordners im Detail festgelegt wird. Anfangs möchte man z. B. die Familienakten haben, anschließend dann die Leistungsakten. Wo jedoch hängen die Krankengeldfälle? Unter der Leistungsakte oder doch an anderer Stelle? Hier fließen viele Überlegungen mit ein. Hat man sich einmal festgelegt, ist es aufwändig, die Modelle wieder zu ändern.

Beispielsweise kann sich in der praktischen Arbeit herausstellen, dass es unpraktisch ist, alle Dokumente aller Krankengeldfälle beieinander zu haben. Denn bearbeitet werden muss vielleicht nur der aktuelle Krankengeldfall. Andere Fälle werden dann augenblicklich nicht benötigt – und müssen daher auch nicht daneben aufgeführt sein. 

Wenn sich jedoch ein anderer Mitarbeiter ebenfalls einen Überblick über die Krankengeldfälle verschaffen möchte, müssen diese im besten Fall bereits so organisiert sein, dass er die erforderlichen Informationen einfach erhält. Dies bedarf jedoch das Anlegen einer neuen Struktur innerhalb der eAkte oder eine Umsortierung sämtlicher Ordner, quasi eine Reorganisation der bisherigen Struktur. Dies ist im Nachhinein nur noch mit sehr großem Aufwand möglich und soll daher künftig anders gelöst werden.

Funktionsweise des neuen Konzeptes – eAkte 4.0
Dokumente sollen in einem großen Pool neben einer aufzubauenden Datenbank bereitgestellt werden, in der man die Beschreibungen der Dokumente (Attribute) ablegt und optional auch ihre Struktur. Bei Einsicht in diese Akte werden die Daten in der Datenbank on-the-fly so umsortiert, dass sie in der Anzeige eine Struktur bekommen können, ohne dass man aber auf diese festgelegt ist. Die Dokumente hängen damit nicht mehr in einer starren Struktur fest, sondern werden über ihre Attribute dynamisch verfügbar gemacht. Für jeden Zweck und Prozess können über die Attribute genau die Dokumente, die benötigt werden, dazu geholt werden. Dieses Vorgehen wird in dem Projekt oscare^®-Document Services realisiert und unter S/4HANA-Programmiermodellen entwickelt. Ein enger Austausch mit SAP als Partner bringt eine starke, transparente Zusammenarbeit innerhalb des Projektes, indem ausdrücklich auch Kundenbeteiligungen durch z. B. Telkos/Webkos erwünscht sind.